Módulo 4: Implantar un sistema de calidad
4.2. Plan de trabajo
Para afrontar cualquier proyecto de mejora, de calidad o de gestión por procesos hay que tener presente que debe afrontarse con un plan de trabajo a corto, medio y largo plazo.
a) Largo plazo
- La dirección o los titulares del despacho profesional deben ser conscientes de la necesidad de la mejora del sistema mediante una gestión de la calidad del servicio y del despacho, marcando unos objetivos alcanzables a tres o cinco años, según las necesidades presentes a corto y medio plazo, y los recursos disponibles y/o alcanzables.
- Liderar el cambio en todo momento, siendo permeables a las aportaciones del personal propio.
- Designar un equipo de trabajo para la toma de decisiones, y un equipo de soporte, quien se encargará de realizar las tareas que emanen del primer equipo.
- Confeccionar un primer planning de trabajo, teniendo en cuenta la agenda del despacho profesional, así como la carga de trabajo de las personas que van a intervenir en el proyecto, con el fin de mantener reuniones de seguimiento del proyecto y de toma de decisiones con una cadencia quincenal o como mucho cada tres semanas. No es recomendable hacerlo mensualmente, porque es difícil acordarse con detalle de la última reunión y en este tipo de proyectos se necesita una continuidad efectiva y operativa.
- Designar un coordinador del proyecto, quien posteriormente se encargará de motivar y mantener el espíritu de mejora continua, siempre contando con el liderazgo de dirección.
- Realizar un plan de formación continuada en calidad y técnicas de mejora continua.
- Buscar asesoramiento externo.
b) Medio plazo
- Establecer metas coherentes con los objetivos globales.
- Evaluar la provisión de nuevos recursos para alcanzar las metas y objetivos.
- Constatar que el equipo del proyecto es eficaz y buscar la eficiencia.
- Constatar que el personal del despacho profesional ha asimilado la nueva filosofía de trabajo y que el personal está implicado en el proyecto.
- Hacer un seguimiento de los indicadores de eficacia y eficiencia de los procesos, analizando las causas de cualquier desviación detectada.
- Analizar que indicadores se dejan permanentemente, cuales se quitan o cuales se incorporan, siempre analizando la validez de las variables de control, ya que no todas nos aportan información valiosa.
- Seguir con las reuniones de seguimiento y revisión del sistema ya planificadas.
- Planificar auditorias de todo el sistema de gestión de la calidad, cuando se estime oportuno, pero es aconsejable hacerlo por lo menos una vez al año.
- Validar los FCE.
c) Corto plazo
- Realizar un análisis del despacho profesional para detectar los puntos fuertes, los puntos débiles, las amenazas y oportunidades de mercado, así como la identificación de los FCE.
- Priorizar y planificar las acciones a emprender para poner el proyecto en marcha.
- Definir el proyecto que se quiere implantar, con su timing, teniendo en cuenta la disponibilidad real de tiempo, la carga de trabajo y cualquier otro aspecto que pudiera incidir en él.
- Presentar al resto de los miembros, el equipo que va a desarrollar el proyecto, explicando sus funciones, responsabilidades y autoridad.
- Formar a todo el personal en la nueva filosofía de calidad del servicio, para que puedan entender los cambios que puedan producirse e implicarse en ellos, solicitando su colaboración activa.
- Implantar la sistemática de fechar y firmar, digital o manualmente, todos los documentos que se vayan incorporando al sistema de calidad, llevando un registro de las firmas, para saber a quien pertenecen.
- Antes de firmar, hacer constar si se da la conformidad al documento o bien se hace alguna observación.
- Si los recursos propios en estas técnicas no se estiman suficientes, recurrir a un asesor externo.
